DEFINIR PRIORIDADES

Saber qual o objetivo da empresa e usuários, registrar listas para não perder nada e focar no que é importante são algumas dicas, veja como fazer isso e outras dicas abaixo.Parece que você fica afogado em um tanque de demandas e não consegue dar vazão pois tem muitas tarefas na fila. Não conseguir se organizar ou ter muitas tarefas acumuladas parece um problema só seu, mas várias pessoas em diferentes empresas e setores passam por isso. Na área de desenvolvimento não é diferente e provavelmente pior, pois as possibilidades do que pode ser feito são enormes.

Não tem como fazer tudo ao mesmo tempo por isso é necessário priorizar para fazer algumas tarefas que trarão um resultado melhor em pouco tempo. De acordo com o principio de Pareto 20% causas geram 80% dos resultados e isso serve para vários setores, momentos e ocasiões. Para melhorar o fluxo das tarefas o segredo é saber identificar esses 20%.

Se você conseguir organizar suas tarefas e auxiliar no desenvolvimento de toda equipe para ter mais qualidade nas entregas será possível produzir muito mais, virar a chave para executar os projetos e parar de trabalhar para apagar incêndio o tempo todo.

Como priorizar o que será feito primeiro quando tudo parece prioridade ou urgente?

Veja abaixo as dicas para poder priorizar suas tarefas e da equipe e poder fazer entregas com qualidade, mesmo quando tudo parece ser para ontem.

Essas dicas são pensadas na realidade da área de projetos de desenvolvimento, mas muitas delas servem para qualquer tipo de trabalho. Os frameworks de metodologia ágil como SCRUM e suas práticas também se enquadram muito bem a esses conceitos.

Dicas

• Entender a empresa e seus usuários
• Fazer listas
• Definir prazos curtos de entrega
• Focar no que é importante
• Escolher um método ou matriz
• Finalizar pequenas tarefas
• Compartilhar metodologia
• Delegar tarefas
• Recusar tarefas
• Melhorar comunicação
• Fazer pausas

Como saber o que fazer primeiro entre as milhares de melhorias que solicitam todo tempo?

Entender a empresa e seus usuários

Para saber o que fazer é necessário ter uma boa noção de onde a empresa quer chegar e das necessidades que deseja atender dos seus clientes internos e externos para isso. Digamos que a empresa tem o objetivo de mais lucro, para isso ele pode querer mais clientes, fidelizar os que tem, aumentar a qualidade de seus produtos, ou melhorar seus processos para isso.

Conhecer o principal fluxo dos usuários é muito importante para saber quem será impactado com as melhorias. Também é importante saber o que eles querem que a ferramenta não oferece no momento.

Para conhecer as necessidades dos clientes ou usuários é interessante fazer pesquisas para levantar o que eles pensam sobre o produto. Isso é bem simples de fazer com o uso da ferramenta Google forms, veja mais sobre ela clicando aqui. 

É necessário saber qual a visão e objetivo da empresa para saber qual método de auxilio na priorização que será usado.

Fazer listas

Antes de começar a priorizar realmente é interessante fazer um levantamento de tudo que falta fazer no projeto. Para enxergar com clareza as tarefas que estão pendentes é interessantes fazer listas, para os diferentes produtos.

Essas listas são necessidades de melhorias que foram sugeridas por diferentes usuários ou identificadas pela própria equipe. Ela é necessária para se ter uma noção do que falta fazer.

Na metodologia agil SCRUM isso é chamado de product backlog. Em projetos mais tradicionais também pode ser identificado como escopo ou road map.

Definir prazos curtos de entrega

Apesar da empresa ter metas para longo prazo, as entregas do desenvolvimento são melhores a curto prazo. Pois é isso que prevê as práticas de metodologia agil.

Qual o tempo ideal de um sprint?

Para se trabalhar com prazos longos se gasta muito tempo montando o escopo que não aceita mudanças pois ele tem uma estrutura muito densa. Ao trabalhar com prazos curtos chamados de sprint, aumenta a quantidade de entrega e facilita a troca ou priorização de escopo por não ser tão engessado.

Com o prazo curto é mais fácil de priorizar o que realmente é importante, pois com menos tempo para concluir irá vir a necessidade de eleger tarefas necessárias.

Focar no que é importante

Em um projeto deve ser equilibrado o escopo, custo  e prazo. Um escopo muito longo irá aumentar o prazo e o custo também então ele deve ser reduzido para melhorar otimizar os outros.

Para tirar um projeto e colocar ele na rua para começar a ser usado é definido um MVP que é a sigla em inglês para Mínimo Produto Viável. Como o nome já diz nele é estipulado o que é necessário em um produto para que possa começar a utilização. Com essa primeira versão o programa já pode ser usado e começar a identificar melhorias e dar resultados.

Então o MVP é feito o levantamento de tudo que é essencial para o cliente usar a ferramenta. As melhorias que irão complementar o programa devem ser baseadas no que irá gerar mais valor para o cliente ou que a empresa enxerga como mais importante.

Escolher uma metodologia

Existem várias metodologias, frameworks e matrizes que ajudam a organizar projetos e definir a ordem das tarefas e quem irá faze-lá. Não precisa sem usada apenas uma ou uma, pode ser adaptado boas práticas de cada uma citada para que se enquadre melhor na realidade da sua empresa. Por isso é importante conhecer o que cada uma oferece e depois aproveitar o que tem de melhor.

Têm muita informação sobre elas na internet por isso não irei detalhar nesse artigo do que se trata cada um.

Frameworks ágeis

Vários frameworks de metodologia ágil mostram como definir as tarefas para um curto período de tempo, os principais são:

• KANBAN
• SCRUM
• LEAN
• XP

Matrizes de prioridade

Para identificar o que fazer primeiro de acordo com sua importância, que agrega mais valor, ou é mais urgente existem várias matrizes de prioridade que podem ser usadas. Elas ajudam a definir o que será feito primeiro, a sequência, o que será deixado na fila de espera e o que não será feito.

Algumas matrizes são:

• BASICO
• Custo x Benefício
• Eisenhower
• Esforço x Impacto
• GUT
• Método Eat that Frog (engolir o sapo)
• Priorização por esforço x impacto
• RICE 
• SMART
• Urgência x Importância

Finalizar pequenas tarefas

Começar pelas pequenas tarefas pode liberar o serviço de outros colegas e equipes, e ainda irá dar mais satisfação, pois está havendo algum resultado imediato.

Depois de ter uma visão geral do precisa ser feito e uma prioridade para as tarefas já definidas, use como critério de desempate fazer as tarefas menores que serão finalizadas mais rápido. Pois as vezes pequenas tarefas mas que são importantes ficam muito tempo paradas, pois está sendo trabalhada uma tarefa gigante que irá consumir muito tempo.

As tarefas tem tamanhos diferentes normalmente criar uma tela nova e funcional leva bem mais tempo que solucionar um bug por exemplo. Criar a tela teriam várias subtarefas enquanto eliminar o erro poderia ser uma. Resolver essa falha antes de começar o desenvolvimento da tela irá provavelmente liberar o trabalho das pessoas que precisam dessa solução e isso dará uma satisfação por ser um item concluído.

Compartilhar a metodologia

Com requisições todo momento e de todos os lados fica difícil priorizar o que fazer primeiro e depois dessa definição também fica complicado manter. Por isso é importante tentar compartilhar os métodos com diferentes pessoas e equipes, principalmente com as lideranças que são quem desfazem o que foi planejado normalmente.

Se você acha que faz sentido o que leu até aqui, copie o link da url e compartilhe com seus colegas. Também pode ser usado os links de rede sociais que se encontram no rodapé da página. O importante é divulgar a informação e deixar todo mundo alinhado.

• O que é prioridade?
• Por que definir prioridades? 
• Como saber definir prioridades no trabalho?